Pourquoi avoir un système d'information est un bon investissement

Avec le temps, on remarque que les ordinateurs commencent à remplacer l’homme dans son   travail (ou du moins certains aspects), améliorant ainsi les performances de l’homme et augmentant sa productivité. La productivité est très importante aujourd’hui, et pouvoir trouver l’harmonie entre l’offre et la demande est un nouveau défi pour le chef d’entreprise du 21e siècle.

Un ordinateur est une machine, et une machine ne fonctionne jamais seule. Dans le cas précis d’un ordinateur, nous avons besoin d‘un ensemble d’outil qui représente un système d’information.

Un système d’information représente un ensemble d’outils qui permettent la gestion et l’automatisation du traitement d’information.

Aujourd’hui, l’organisation d’une entreprise est très complexe, qu’elle soit une entreprise de service ou une entreprise industrielle, et être en mesure de se retrouver entre les échanges internes, les échanges externes avec les clients, les fournisseurs et d’autres acteurs est extrêmement délicat. Il est fréquent d’entrer dans le bureau de quelqu’un et de le voir assis au milieu d’une montagne de document comme un archiviste, mais cette époque est vraiment révolue !

 L’époque des logiciels, systèmes d’informations

Un logiciel ou un bon système d’information vous débarrasse de tout ce qui vous encombre et vous permet d’aller plus rapidement dans votre travail. De plus un ordinateur ne se trompe jamais sur un calcul bien donné. Si vous devez créer des factures pour vos clients manuellement, il y a par exemple le risque de mal additionner les prix des services fournir et ainsi fausser le calcul du total sur la facture. Quand cela arrive, il vous faut reprendre votre facture entièrement en faisant attention à chaque ligne de service ou produit ajouté avant de le renvoyer au client. Là où vous n’avez pas besoin d’autant de vigilance quand vous utilisez un logiciel informatique. Alors bien évidemment vous pouvez me dire qu’un ordinateur peut se tromper quand il y a un bug dans son logiciel. En effet, c’est possible, mais quand cela arrive, il suffit de corriger le bug en question et le problème est réglé une bonne fois pour toute. Le logiciel ne va pas se tromper une fois sur trois pour le même calcul. Ce qui peut être le cas pour un humain. Les causes sont nombreuses : Stress, distraction, fatigue, etc.

Travailler à plusieurs sur les mêmes dossiers

L’un des avantages d’un système d’information bien huilé, c’est sa capacité à être manipulé par plusieurs acteurs à la fois. Et parfois avec un niveau de hiérarchisation bien sophistiqué. Essayer d’imaginer ce scénario dans une entreprise qui vend de la marchandise à ses clients : Un client passe une commande à l’entreprise, mais veut d’abord un devis. L’ordre de création de devis arrive, et c’est une personne (ou un groupe de personne bien défini) qui est chargé de saisir le devis sans se soucier de la disponibilité des marchandises. Le devis est comme une proposition d’affaire qu’une autre personne (ou un autre service) peut imprimer pour l’envoyer au client. Une fois le devis validé par le client avec un retour de bon de commande, c’est au magasinier ou gestionnaire des stocks cette fois de vérifier la disponibilité des marchandises commandées, avant de valider le devis en question et le transformer en une facture réelle pour la comptabilité. Quand la comptabilité reçoit la facture à son niveau, elle peut l’imprimer et l’envoyer au client avec éventuellement un bon de livraison. Le scénario ci-dessus n’a l’air de rien, mais peut faire intervenir plusieurs personnes, parfois de plusieurs services. Et parfois pour le même dossier client, on peut facilement se perdre. Et les questions du genre « Mais qui a validé ce devis alors qu’on n’a pas de marchandise en stock » sont parfois au rendez-vous quand on n’a pas les choses bien définies. Ne vous embarrasser pas avec une gestion archaïque, passez au numérique. Et les logiciels informatiques, c’est notre spécialité.

Travailler à distance sur les mêmes dossiers

Il arrive qu’une fois rentré à la maison, un client nous rappelle pour avoir telle chose ou telle autre chose. Le plus souvent, on répond au client que nous sommes rentré et qu’en revenant au bureau le lendemain, on pourra répondre à sa demande. Il est clair que si cela est vraiment urgent, le mieux serait d’être en mesure de répondre au client sur le champ. L’avantage de certains système d’information, lorsqu’il fonctionne avec un accès internet notamment, vous permettent de travailler peu importe l’endroit où vous vous trouvez, et même mieux, avec n’importe quel outil : Ordinateur, Téléphone, Tablette, etc. Nous avons vraiment atteint une époque formidable dans les échanges entre les hommes.

Avoir une longueur d’avance sur ses concurrents

Dans Myinvoice, la version en ligne de notre logiciel de gestion de stock et commerciale, nous avons introduire une fonctionnalité intéressante : Suivre le prix des produits sur plusieurs mois ou années. Mais comment cela marche exactement ? Imaginez un instant si vous avez des produits que vous vendez, et disons qu’un produit bien donné coûte 50 000 FCFA, vous le vendez pendant longtemps, et au bout d’un moment, le produit se raréfie et sa valeur augmente, le même produit coûte désormais 65 000 FCFA, puis après des mois de vente le prix du produit descend à 45 000 FCFA.

Dans un système classique, ou si vous gérez votre stock à la main, au bout de quelques années, vous ne serez pas en mesure de donner le prix du même produit à ses différentes époques, car soit vous aurez oublié, soit vous aurez « écrasé » les anciens prix à chaque fois que le prix changeait. Dans notre application, nous avons plutôt développé un système de suivi des prix qui fait que ces prix laissent bien leur trace, si bien qu’au bout de quelques mois d’utilisation, si les prix d’un produit ont évolué, vous êtes en mesure de le savoir avec une courbe d’évolution du prix du produit et qui donne aussi les périodes durant lesquelles ces opérations ont eu lieu, vous permettant de comprendre surtout pourquoi ces changement ont été opéré, et vous aider à prendre des décisions  plus stratégiques et plus réfléchie par rapport à vos concurrents.

Les avantages sont nombreux et il nous sera impossible de tous les énumérer ici. Toutefois, si vous avez besoin d’un logiciel de tout genre pour la gestion de votre entreprise, n’oubliez pas de nous contacter

Téléphone : +225 07 48 94 69 39

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